Organisation d’une succession en période de coronavirus
Depuis le 17 mars 2020, et pour lutter contre l’épidémie du COVID-19, les offices notariaux et les instances notariales sont fermés au public, mais restent joignables à distance.
Pour faire face au confinement de la population et aux conséquences que cela pourrait avoir sur les actes notariés devant être conclus a été adopté un Décret n° 2020-395 du 3 avril 2020 autorisant l’acte notarié à distance pendant la période d’urgence sanitaire. Désormais, tous les actes authentiques peuvent se faire à distance, en visioconférence sécurisée, avec une signature électronique. Cette dérogation durera jusqu’à un mois après la fin de l’urgence sanitaire.
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Certains actes seulement nécessitent la présence physique des parties, sinon le travail et les signatures se font à distance.
I. La rédaction du testament : quel testament privilégié pendant la période de crise sanitaire ?
Les études notariales ont ainsi arrêté d’accueillir physiquement leurs clients depuis le 17 mars 2020. Cependant, près de 90% des notaires restent toujours disponibles à distance. Ces derniers continuent de traiter les dossiers et peuvent être contactés par téléphone, mail ou par visioconférence. Il convient de préciser qu’en raison de la fermeture de certaines entreprises et administrations, certains délais peuvent toutefois se trouver retardés ou reportés.
A. La rédaction du testament authentique
Le testament est dit “authentique ” lorsqu’il est rédigé par le notaire lui-même, sous la dictée du testateur et en présence de deux témoins ou reçu par deux notaires.
Le testament authentique est souvent privilégié, car il est plus difficile de contester ce testament au moment de la succession. Il est rédigé par le notaire suivant les directives. Le testament authentique est un testament privilégié, car le notaire s’assure de respecter les règles de fond et de forme.
Est-il possible, en période de confinement, de faire rédiger un testament authentique ?
Le notaire est autorisé à se déplacer pour recueillir les testaments de ses clients très atteints par la maladie ou en fin de vie. Leur déplacement se fait tout en respectant les consignes de sécurité sanitaire, à savoir les règles de distanciation. Cette règle s’applique bien évidemment pendant cette période de crise sanitaire pendant laquelle des personnes peuvent ne plus être en capacité physique ou en capacité d’écrire et on pourtant besoin en urgence de rédiger leurs dernières volontés.
Au regard de la situation actuelle, la volonté de rédiger un testament authentique ou d’un testament olographe est encore plus forte. Il est indispensable de rappeler que ces testaments doivent respecter certaines conditions de validité afin d’éviter une éventuelle contestation en cas de décès.
B. La rédaction du testament olographe
Pendant cette période de lutte contre la pandémie, il semble falloir privilégier le testament olographe, c’est-à-dire rédigé de la main de la personne, qui est daté et signé. À la suite d’un entretien téléphonique que vous pouvez avoir avec votre notaire, celui-ci sera en mesure d’adresser un modèle par mail qu’il sera possible de recopier.
À l’issue de la période de confinement, il faudra alors remettre le testament olographe au Notaire afin qu’il en assure la conservation et l’inscription au fichier central des dernières volontés (FCDDV).
Conformément à l’article 970 du Code civil, le testament olographe « ne sera point valable s’il n’est écrit en entier, daté et signé de la main du testateur : il n’est assujetti à aucune autre forme ».
Afin qu’un testament olographe soit valide, il convient de respecter les conditions cumulatives suivantes :
- Il doit être manuscrit et non pas tapé sur un ordinateur, enregistré sous forme d’audio ou d’enregistrement visuel ;
- Il doit être écrit entièrement de la main du testateur ;
- Il doit être daté ce qui inclut le jour, le mois et l’année de la rédaction. La date est extrêmement importante, car elle servira d’indice de référence en cas de contestation de la capacité du testateur au moment de la rédaction ;
- Il doit être signé du testateur ;
À défaut de respect de l’une de ces conditions et si aucun indice ne permet de dater le testament, celui-ci est nul.
Il est conseillé d’être clair, précis et concis lors de la rédaction du testament. Il est bien de commencer en indiquant « ceci est mon testament » et de préciser le nom, prénom, adresse et lien de parenté éventuel avec vos légataires. Il est également recommandé de numéroter et de parapher chaque page.
L’écriture à la première personne est fortement recommandée.
Il est également préconisé d’utiliser le mode indicatif et des expressions qui expriment clairement votre volonté telle que « je lègue ma maison à X ». Il est en revanche déconseillé d’utiliser les formules telles que « je souhaite léguer ma maison à X » ou « je désire léguer ma maison à X », qui pourront être sujettes à interprétations.
En revanche, sont tout de même considéré comme valable :
- Les testaments qui ont été écrits au crayon, même s’il est préférable d’utiliser un stylo à encre indélébile ;
- Les testaments élaborés en plusieurs fois et donc portant différentes dates ;
- Les testaments portant plusieurs ratures, même si par précaution de clarté, il est conseillé d’avoir un texte sans trop de surcharge et donc de réitérer l’écriture du testament si celui-ci devient illisible ;
Par ailleurs, si le testateur est malade, il lui est possible de se faire aider dans la rédaction du testament. Ce dernier devra dans tous les cas être rédigé de la main du testateur, le cas échéant il ne sera pas considéré comme valable au moment de la succession.
Il convient enfin de rappeler qu’en cette période de pandémie du Coronavirus, les notaires recommandent d’avoir recours au testament olographe pour éviter toute éventualité de contamination au Covid-19.
II. L’ouverture d’une succession pendant la crise sanitaire du Covid-19
En cette période de pandémie, le nombre de victimes va engendrer une demande d’ouverture de succession assez importante. Les notaires continuent à gérer les dossiers en cours et traiter toutes les urgences qui se présentent, et notamment les conséquences humaines de la situation sanitaire actuelle.
Dans la plupart des cas, c’est un notaire qui ouvre et gère un dossier de succession. À partir du moment où l’un des éléments suivants existe, le notaire est obligatoire dans le règlement d’une succession :
- Dès que le patrimoine du défunt dépasse 5000€,
- Ou dès qu’il contient un bien immobilier,
- Ou dès qu’un testament existe,
- Ou enfin dès qu’une donation entre époux existe.
Les héritiers prennent rendez-vous avec le notaire pour ouvrir la succession. Lors de ce premier rendez-vous, le notaire prendra connaissance des éléments du dossier : la liste des héritiers connus présents.
Environ un mois après ce premier rendez-vous, les héritiers sont à nouveau conviés chez le notaire pour signer l’acte de notoriété. Cet acte permet d’officialiser la qualité d’héritier des différents ayants droit. Cet acte ne fait que cela, et permet d’obtenir une liste officielle d’héritiers qui détiennent alors des droits sur la gestion des biens du défunt en attendant le partage.
Ensuite le notaire, avec l’aide du conjoint ou d’un héritier, prépare la déclaration de succession et devra notamment dresser l’inventaire des biens du défunt. À cet effet, il faut lui communiquer l’ensemble des documents (titres de propriété, relevés bancaires, livrets d’épargne, factures) permettant d’évaluer l’actif et le passif de la succession, et lui indiquer les différentes opérations effectuées dans le passé par le défunt (achats, ventes, échanges, constitution de sociétés, donations).
Le notaire rédige, selon le cas, un simple état du patrimoine ou un inventaire.
Une fois cette masse successorale précisément définie, l’ensemble des héritiers sont rassemblés à nouveau pour signer cette déclaration de succession. Cette déclaration de succession précise le montant dû à chacun des héritiers.
Enfin, le partage effectif des biens du défunt a souvent lieu après la déclaration de succession. Ainsi, en fonction de la part de chacun et des souhaits de chacun le notaire propose une répartition des biens du défunt entre les héritiers.
Conformément aux dispositions du décret n° 2020-260 du 20 mars 2020, les notaires peuvent recevoir des actes si la présence des parties est justifiée par un motif « familial impérieux ». Ils disposent ainsi d’un pouvoir d’appréciation sur ce point et sur le respect des mesures sanitaires.
Or cas d’urgence significatif que le Notaire devra lui-même apprécier, les rendez-vous dans un office notarial restent proscrits.
En revanche, les offices notariaux demeurent ouverts grâce au télétravail et moyen de communication électronique. Les notaires disposent de la faculté de procéder à la signature d’un acte authentique électronique à distance. Ce dispositif permet à un notaire de recevoir un acte dans son étude, recueillir la signature de son client, le consentement de l’autre partie à l’acte pouvant être recueilli, le même jour par-devant un autre notaire qui participe à distance à l’acte conformément à l’art. 20 du décr. n° 71-941 du 26 nov. 1971 relatif aux actes établis par les notaires.
Le recours à ce procédé nécessite au préalable que les parties signent des procurations électroniques. Le Conseil supérieur du notariat préconise, dans une note d’information du 25 mars 2020, le recours systématique à des solutions de signature électronique avancé au sens du règlement européen eIDAS n° 910/2014 du 23 juillet 2014. Les actes solennels qui nécessitent la signature d’une procuration authentique sont exclus de ce dispositif.
En vertu de ce décret, les notaires peuvent, jusqu’à l’expiration d’un délai d’un mois à compter de la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire, recevoir seul et à distance le consentement des parties à l’acte pour la régularisation d’un acte authentique électronique (AAE) uniquement. Contrairement au dispositif précédent, aucun mandataire n’est requis, l’acte étant signé électroniquement par le notaire. Ce procédé suppose que le notaire contrôle l’identité des parties et dispose d’un système de visioconférence certifié par le Conseil Supérieur du notariat.
Cependant, le notaire doit disposer d’un collaborateur pour représenter une ou plusieurs parties conformément à l’article 1161 du Code civil dans le cadre des procurations électroniques.
Il doit également être en possession de toutes les pièces nécessaires à la rédaction de l’acte.
Attention, le notaire doit être équipé d’un système de visioconférence sécurisé, ce qui n’est pas le cas de tous les offices notariaux.
Il faut également rappeler que les diligences du Notaire peuvent être soumises à la réactivité de certaines administrations et qu’en raison de la fermeture de certaines entreprises et administrations, certains délais peuvent toutefois se trouver retardés ou reportés.
Enfin, rappelons que les actes qui ne présentent aucun degré d’urgence doivent être reportés. Seules des situations d’urgence avérées pourraient être de nature à autoriser un déplacement à condition d’être munis d’une attestation et de respecter les consignes de sécurité qui s’imposent.
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